El programa Galileus de mantenimiento hotelero ha sido ideado por un polifacético Miquel Ramis.
Galileus se erige como la primera plataforma en España de mantenimientos hoteleros y gestión de consumos energéticos. Ideado por un polifacético Miquel Ramis, CEO de Dinatel Systems, se ha convetido en una herramienta imprescindible en numerosos establecimientos hoteleros. Es un programa en constante revisión, sensible a las demandas de los clientes. Permite, entre otras cuestiones, el control de mantenimientos correctivos, mantenimientos preventivos, la gestión energética y la gestión de residuos.
Galileus está instalado en más de 200 establecimientos hoteleros, aunque está previsto incrementar su presencia de forma importante en los próximos meses. «Tengo la esperanza de crecer un 50% antes de final de año. Canarias y Balears son nuestras plazas fuertes, aunque también tenemos una presencia más que notable en Andalucía. Y en el extranjero, con especial incidencia en el Caribe, nuestro software ha adquirido relevancia de forma importante en los últimos años», asegura Ramis, que llegó al mundo de la programación casi sin querer. Regentaba una empresa de instalación de centralitas telefónicas para hoteles cuando la informática daba sus primeros pasos en la hostelería con las primeras herramientas que facilitaban el control de las reservas, la facturación... «Eran muchos los establecimientos hoteleros que tenían completamente descuidada la cuestión del mantenimiento. En aquellos días, la forma más habitual de abordar la reparación de cualquier incidencia era con unos papelitos en los que se informaba al encargado de la reparación que debía realizarse. Era normal que no hubiera un control de la incidencia, del tiempo de reparación, de su coste...», explica Ramis.
El fundador de Galileus explica para qué sirve el programa. «Nació con el objetivo de controlar el mantenimiento de los establecimientos. Antes, las camareras de pisos detectaban una avería, la anotaban en un papel y en el mejor de los casos el aviso llegaba al responsable de mantenimiento al final de la jornada laboral. Es decir, que ya no podían resolver esa incidencia hasta el día siguiente. Además, había clientes que avisaban de tal o cuál avería. No había ningún tipo de control. Trabajaba en la instalación de centralitas telefónicas hace ya unos 25 años y me di cuenta de que hacía falta una herramienta para controlar estas incidencias y su resolución. Solo existía un programa informático en el mercado que se había realizado pensando en una actividad que no era la hotelera. Fue así como comencé a pensar y desarrollar Galileus», argumenta.
Ramis no era informático, aunque ya entonces tenía los conocimientos necesarios para idear un programa. El primer Galileus, que se instaló en el hotel Ponent Playa de Cala d'Or, no tiene nada que ver con el actual. El programa no ha dejado de evolucionar. «Una de las primeras ventajas del programa fue poder comunicar cualquier tipo de incidencia de forma inmediata. Es posible conectarse a nuestro programa desde un teléfono fijo, desde un móvil, desde una tablet… y puede hacerse un seguimiento pormenorizado. En todo caso, monitorizar una incidencia no significa resolverla y en multitud de oportunidades arreglar una avería no es rápido, puesto que son muchos los factores que hay que tener en cuenta», explica.
Galileus nació para controlar y agilizar el mantenimiento correctivo. Hoy, Galileus es un programa de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO). Los cambios y las actualizaciones han sido múltiples y de gran calado. Galileus está pensado para la hostelería aunque sería posible su desarrollo para otros ámbitos en el futuro.
Una de las primeras actualización del programa fue para incluir la gestión energética, puesto que Ramis detectó que los hoteles tenían importantes carencias en este aspecto. De hecho, era habitual que las empresas hoteleras pagaran las facturas del proveedor de suministros sin comprobar que fueran correctas. El programa permite conciliar las facturas de cada suministro y visualizar de forma rápida si ya se ha comprobado que sean correctas. «Desarrollamos un sistema, que con el paso del tiempo también ha ido evolucionando, para controlar la gestión energética del establecimiento. Y no me refiero solo a la electricidad, sino que también vigilamos el gas, el gasóleo y el agua. Las primeras versiones tomaban nota de las lecturas del contador y quedaban registradas, al tiempo que ofrecían la ratio por habitación o cliente. Posteriormente, comenzaron a instalarse contadores con telemetría, que te envían los datos de forma diaria. Hay hoteles que cuentan con más de un contador por suministro, puesto que quieren tener el consumo controlado por zonas, departamentos...», asegura.
Fue también gracias a la idea que le dio un grupo hotelero que el programa dispone ahora de un Índice Galileus de Sostenibilidad. «El sistema hace una valoración de la sostenibilidad del hotel de forma continua», señala.
Galileus ha desarrollado también la gestión del mantenimiento preventivo. Los usuarios del programa tienen acceso a todas las normativas que obligan a realizar mantenimientos preventivos de elementos fundamentales en el funcionamiento de un hotel como pueden ser las calderas, el sistema de aire acondicionado… Gaileus incluye toda la normativa vigente y las tareas a llevar a cabo en toda la maquinaria del hotel. El programa tiene también en cuenta los mantenimientos higiénicosanitarios. «Los de piscinas, por ejemplo, han adquirido relevancia, puesto que hay toda una serie de valores que han de controlarse de forma diaria», indica.
Galileus permite también gestionar los mantenimientos predictivos, que son las preceptivas revisiones para comprobar el buen funcionamiento. En este sentido, Galileus ayuda a planificar todos los controles que por normativa los establecimientos están obligados a realizar.
«Tenemos clientes que nos han encomendado que nosotros planifiquemos cómo deben realizar el mantenimiento. Disponemos de un grupo de técnicos capacitados para desarrollar este trabajo», señala.
Galileus tiene a disposición de los clientes la normativa vigente en diferentes comunidades autónomas, aunque su cartera de clientes se reparte por el mundo, puesto que el programa está instalado en instalaciones hoteleras de Alemania, Hungría, Turquía, Dubai, Marruecos, Jamaica, México, Dominicana…
Planificar el trabajo de las camareras de pisos no es sencillo. El housekeeping es una herramienta que se comenzó a desarrollar hace poco más de un año, pero que no ha dejado de evolucionar. La gobernanta, desde su ordenador, distribuye el trabajo, que llega a cada teléfono o tablet de las camareras. Permite registrar cuándo se ha iniciado el trabajo y cuándo ha finalizado. De esta manera, la recepción sabe al instante cuál es la situación de todas las habitaciones. Es el control de las habitaciones que tienen que realizarse, las que ya se han hecho y el tiempo que se ha invertido.
Una de las herramientas incorporadas recientemente al programa es el módulo de gestión de residuos. «Ha tenido una acogida excepcional. El programa controla diariamente los residuos. Es decir, que vigila de forma constante los contenedores en los que se lanzan los residuos orgánicos, el papel, el cartón, el vidrio, los aceites… «Una cadena hotelera nos ha solicitado de forma reciente poder cuantificar los residuos orgánicos según su procedencia. Es decir, saber si se originaron en la cocina, en los restaurantes, en los bares...», manifiesta.
COMERCIALIZACIÓN. Cualquier empresa hotelera dispone de dos vías para acceder a Galileus. Por un lado, el cliente que quiere invertir en el programa puede comprar la licencia y contará también con un mantenimiento anual para que funcione siempre de forma correcta. Otra vía es el que se denomina Galileus Rent, una filial de la empresa matriz que tiene a Pere Muñoz como CEO. Está destinada a aquellos hoteleros que optan por pagar una cuota fija mensual.
Otro de los servicios que ofrece Galileus es el control permanente de los consumos energéticos. «No solo revisamos los consumos diarios, sino que a final de mes realizamos un informe completo con porcentajes, ratios…», indica.
El programa cuenta también con un módulo de gestión de existencias. Permite registrar todo el material que se necesita de forma regular para el mantenimiento del establecimiento. Imputa, además, a cada incidencia el material que se ha necesitado para solventarla, el coste del material y las horas que se han empleado.
Otra herramienta que se incorporó tiempo después del nacimiento de Galileus es el inventario del inmovilizado del hotel. «Hemos ido desarrollando y perfeccionando una herramienta, que nos había solicitado uno de nuestros clientes. Viene a ser un libro del edificio en el que se registran todos los datos del hotel, desde los metros cuadrados construidos, los que ocupa el solar, el número de habitaciones… todos los datos que son susceptibles de ser contados», relata.
En este sentido, el primer trabajo que se realiza cuando un hotel decide instalar Galileus es un completo inventario del establecimiento. «Es un trabajo previo a la instalación del programa. Vamos a grabar todo el hotel, anotando todo lo que hay en cada uno de los diferentes espacios del establecimiento. Todo queda registrado. Recientemente hemos estado grabando un hotel de Jamaica, en el que realizar el inventario nos ha costado más de 15 días de trabajo. Al llegar a Mallorca, vas mirando la grabación y codificando cada uno de los objetos del hotel. Puede haber más de 8.000 elementos codificables en algunos establecimientos. Una vez cargado el inventario en el programa volvemos al hotel para ofrecer formación a todos los trabajadores. En el hotel de Jamaica, por ejemplo, dimos formación a unos mil trabajadores para que puedan realizar operaciones sencillas como registrar una incidencia desde cualquier teléfono del hotel o cuestiones mucho más complicadas», señala.
Ramis asegura que no tiene previsto, al menos por ahora, adaptar el programa a otros sectores, aunque reconoce que ya se utiliza en instalaciones que no son hoteleras. «Galileus es exportable a otro tipo de instalaciones no turísticas. De hecho, el programa está instalado en cines y en algunas empresas no hoteleras. En todo caso, nuestra idea de futuro no es ahora mismo diversificarnos con otros sectores que no son el turístico, sino continuar mejorando el programa. Queremos que Galileus sea una herramienta cada vez más imprescindible para los hoteles. Nuestras opciones para continuar mejorando y ampliando los módulos del programa son numerosas. Por ejemplo, nuestro programa debe controlar también de forma inminente la trazabilidad alimentaria, puesto que es una exigencia de los clientes», indica.
En Galileus trabajan en la actualidad 14 personas, pero la plantilla se incrementará con rapidez. Ramis reconoce que su actual local, situado en Binissalem, se ha quedado pequeño y deben trasladarse. Sobre la mesa hay múltiples opciones, aunque nada hay decidido aún. «Yo soy de Muro, pero vivo en Palma. He trabajado durante muchos años, cuando me dedicaba a la náutica, en el polígono de Son Castelló, pero en aquellos días llegamos a cambiar los horarios de entrada y salida para no coincidir con la mayoría de trabajadores y evitar así los atascos. En Binissalem me siento muy cómodo, pero también es cierto que trasladarnos a Palma o a un lugar como el Parc Bit tiene algunas ventajas», reconoce.
